Как с помощью фотографии рабочего дня обосновать ненужность медосмотра для офисных работников

Роструд считает, что персонал, занятый более 50 % рабочего времени работой на ПК, обязан проходить медосмотры в соответствии с Приказом Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 № 302н. Не будем спорить с проверяющей инстанцией, а научимся документально фиксировать продолжительность работы непосредственно с компьютером. Наша цель — обосновать отсутствие медосмотров бухгалтера, кадровика, специалиста по ОТ и других офисных работников.

КАК ИЗМЕРИТЬ ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ РАБОТЫ НА ПК

На портале онлайнинспекция.рф чиновники Роструда в ответе на вопрос одного из работодателей пояснили:

Таким образом, работодатель может самостоятельно подсчитать точное время работы на ПК с помощью фотографирования рабочего времени. 

Фотография рабочего дня (ФРД) — это один из методов анализа деятельности работника. Он заключается в том, что специально обученный наблюдатель весь рабочий день находится рядом с работником, фиксирует каждое его действие и документирует все без исключения затраты времени.

С помощью ФРД можно определить:

• сколько времени работник тратит на тот или иной вид работы;
• сколько времени уходит на личные нужды и непроизводительные действия;
• за счет чего можно увеличить производительность труда работника;
• реально ли упростить какие-либо действия и целесообразно ли их делегировать кому-то другому;
• причины невыполнения норм труда или заданий.

КАК ОРГАНИЗОВАТЬ И ПРОВЕСТИ ЗАМЕРЫ С ПОМОЩЬЮ ФРД

Процесс наблюдения за затратами рабочего времени провести не так просто, как кажется на первый взгляд. Все действия нужно спланировать. Работа проводится в три этапа.

Этап 1. Подготовка к исследованию

На этом этапе важно:

1. Определить цели проведения ФРД. В зависимости от цели будем выбирать методику проведения исследований (будем наблюдать явно или скрыто, индивидуально или по группам работников).

В нашем случае цель ФРД — зафиксировать продолжительность взаимодействия работника непосредственно с ПК (сколько именно рабочих минут он считывает или вводит информацию, работает на ПК в режиме диалога). Для этой цели фотографию рабочего дня можно делать открыто, известив работника заранее о данной процедуре и ее целях. Целесообразно также вести замеры времени для каждого работника отдельно.

2. Подготовить наблюдателей, провести с ними инструктаж или обучение. От правильных действий наблюдателей будет зависеть точность и объективность полученных результатов. Важно, чтобы они не вмешивались в трудовой процесс, не отвлекали работника и вообще были максимально незаметны.

3. Разработать и согласовать бланки карт ФРД. Во-первых, заполненный и подписанный бланк станет официальным документом, на основании которого будут приниматься управленческие решения. Во-вторых, бланк должен предусматривать отражение именно той информации, ради которой затевается весь процесс ФРД.

В нашем примере в листе наблюдений важно отразить информацию о взаимодействии работника с ПК при выполнении отдельных рабочих действий.

4. Определить оптимальное время проведения ФРД. Не рекомендуется проводить замеры в конце и в начале месяца, когда скапливается много работы или нужно готовить срочную отчетность. Лучшее время — середина недели или месяца.

Этап 2. Проведение наблюдения

Фиксировать действия работника нужно непрерывно в течение всего рабочего дня. Это могут делать наблюдатели, а можно доверить это системе видеонаблюдения или специализированным компьютерным программам.

Работник должен выполнять свои обязанности в обычном для него ритме. В процессе наблюдения все действия работника заносят в карту фотографии рабочего времени (наблюдательный лист).

Образец карты можно подсмотреть в приложении № 2 к Методическим рекомендациям, утвержденным Приказом Минтруда России от 31.05.2013 № 235. Но эти рекомендации разработаны для федеральных органов исполнительной власти, а коммерческие организации наблюдательный лист могут доработать под свою специфику.

Например, для наших целей важно добавить графу «Работа с ПК»:

Записывать показания нужно в реальном времени, при этом проявлять максимальную щепетильность и фиксировать все «мелочи»: беседы на личные темы, перекуры и пр.

В графах 1 и 2 наблюдатель фиксирует время начала и окончания каждого нового действия, в графе 4 описывает действия, в графе 5 делает отметку, если работник непосредственно работал на ПК (вводил или считывал информацию, работал в режиме диалога).

Каждая запись показывает либо то, что делал работник, либо то, чем было вызвано его бездействие. Обеденный перерыв следует исключить или указать отдельной строкой.

Этап 3. Анализ полученных результатов

Анализ начинают с заполнения графы 3 наблюдательного листа. Здесь высчитывают общую продолжительность времени по каждой строке.

Графа 6 может применяться для разных целей. Обычно в ней проставляют индекс затрат рабочего времени, чтобы проанализировать, какие затраты преобладают.

Индексы организация может разработать самостоятельно. В качестве примера предлагаем следующие:

В нашем случае индексы можно не проставлять, ведь целью ФРД является только подсчет времени работы непосредственно на ПК.

Мы рекомендуем

Проведение ФРД требует больших временных затрат нескольких работников, поэтому расточительно не использовать все возможности исследования. Даже если вы затеваете замеры для того, чтобы обосновать отсутствие медосмотров для офисных работников, поставьте и другие задачи, например, выявить причины нерационального использования рабочего времени.